Lorsque l’on travaille sur Excel, il est fréquent d’avoir besoin de restreindre les entrées dans certaines cellules pour garantir la cohérence des données. Une solution efficace est d’utiliser une liste déroulante avec la validation de données. Cela permet aux utilisateurs de choisir parmi des valeurs prédéfinies, évitant ainsi les fautes de frappe et les erreurs de saisie. En effet, dès que plusieurs utilisateurs peuvent modifier un fichier, les sources d’erreurs et d’instabilité du fichier augmentent.

Dans cet article, nous allons voir comment créer une liste déroulante en utilisant un exemple de  liste de tâches que vous pouvez télécharger en cliquant ici.

Qu’est-ce qu’une liste déroulante ?

Définition et utilité

Une liste déroulante est un menu qui permet de sélectionner une valeur parmi une liste prédéfinie. Elle s’affiche lorsqu’on clique sur une cellule spécifique et offre un choix limité d’entrées possibles.

Cette fonctionnalité est très pratique pour :

• Éviter les erreurs de saisie : Les utilisateurs sélectionnent une valeur prédéfinie plutôt que de la taper manuellement.
• Gagner du temps : La saisie est plus rapide et intuitive en sélectionnant au lieu de taper manuellement les valeurs.
• Standardiser les données : Assurer une uniformité des entrées (éviter les fautes d’orthographe ou les variations d’écriture).
• Simplifier l’analyse des données : Des valeurs homogènes facilitent le tri et le filtrage.

Quand utiliser cette fonction ?

Les listes déroulantes sont utilisées dans de nombreux contextes, notamment :

• Les formulaires de saisie de données (choix d’un département, d’une catégorie, etc.).
• Les tableaux de suivi avec des statuts prédéfinis (« En cours », « Terminé », etc.).
• La gestion de bases de données structurées nécessitant des valeurs homogènes.

Insérer une liste déroulante avec la validation de données

Prenons comme exemple, une liste de tâches avec des états d’avancement (Non planifié, planifié, en cours de traitement, en cours de validation, terminé). Vous souhaitez pouvoir mettre des étapes définies et standardisées pour pouvoir vous y retrouver facilement.

1. Définissez les états d’avancement. Personnellement, j’aime bien avoir un onglet uniquement pour gérer mes listes.

2. Sélectionnez les cellules où vous souhaitez insérer la liste déroulante (vous pouvez aussi le faire pour une seule cellule).

3. Rendez-vous dans l’onglet Données > Validation des données.

4. Une fenêtre Validation des données s’ouvre :

• Sous l’onglet Options, choisissez Liste comme critère de validation.
• Dans le champ Source, sélectionnez la plage contenant la liste des états d’avancement.

5. Cliquez sur OK pour valider.

Votre liste déroulante est maintenant fonctionnelle ! Vous pouvez cliquer sur la cellule pour voir apparaître le menu déroulant et choisir une valeur.

Il s’agit de la façon la plus simple de réaliser la liste mais pas la meilleure. En effet, nous avons un fichier simple mais imaginez un fichier avec de multiples listes. Pour savoir quelle liste nous avons mis pour quelle cellule nous allons devoir vérifier les données dans l’emplacement Source, c’est clairement une perte de temps et un moyen de s’embrouiller l’esprit par manque de clarté dans le fichier.

Améliorer la liste déroulante

Nommer une plage de données

Pour rendre la liste plus dynamique, plus claire et plus facile à gérer, nous pouvons utiliser une plage nommée, c’est-à-dire une plage de donnée qui a un nom dont on peut se servir pour l’appeler. Pour cela :

1. Sélectionnez la liste des états.

2. Dans l’onglet Formules, cliquez sur Gestionnaire de noms puis Nouveau (vous pouvez aussi cliquer directement sur Définir un nom dans l’onglet).

3. Donnez un nom à votre liste, comme par exemple « état » et sélectionnez les données de cette liste dans le champ Fait référence à. Cliquez sur OK pour valider la liste.

4. Modifiez la source de la validation de données en remplaçant la plage =B2:B9 par =état.

De cette façon, si vous ajoutez un département à votre liste, la liste déroulante se mettra automatiquement à jour. De plus, si vous avez plusieurs listes déroulantes dans le même fichier, il sera beaucoup plus simple de savoir ce qu’elle contient car elle aura été nommée en fonction de son utilité.

Petite astuce pratique : j’aime bien visuellement définir ma liste par un tableau car je laisse souvent des cases vides au cas où j’aurais des modifications à faire. De plus, en sélectionnant la liste, je vois que son nom apparaît dans la zone Nom. Ce qui me permet de voir le nom de ma liste sans passer par le gestionnaire de noms. Vous remarquerez que cette case est accessible aussi en écriture : Il s’agit d’un raccourci pour créer une liste plus rapidement.

Verrouiller l’écriture dans la liste déroulante

Nous pouvons maintenant choisir l’état de nos tâches et ainsi uniformiser la colonne état. Mais si vous n’avez pas fait attention, nous pouvons toujours écrire dans les cellules où figure la liste déroulante et Excel accepte donc une validation qui ne fait pas partie de la liste que nous avons définie auparavant.

Comment faire pour verrouiller totalement une ou plusieurs cellules ? Pour cela, lors de la validation des données, il vous suffit de décocher la case Ignorer si vide. Si vous tentez maintenant de taper des données dans les cellules validées et que cela ne correspond pas à la liste validée, un message d’erreur apparaîtra.

Gérer les erreurs et optimiser l’expérience utilisateur

Personnaliser les messages d’erreurs.

Nous pouvons afficher une fenêtre pour donner des indications à suivre en cas d’erreurs de saisie par exemple. Pour cela :

1. Dans la fenêtre Validation des données, allez dans l’onglet Alerte d’erreur.
2. Choisissez le symbole à afficher et remplissez les champs Titre et Message d’erreur. Cliquez sur OK.

Lorsqu’un choix différent de la liste déroulante sera tapé dans une cellule avec validation de donnée, la fenêtre s’ouvrira alors.

Personnaliser les commentaires

Allons encore plus loin. Vous pouvez personnaliser les commentaires affichés lorsqu’une cellule avec une liste déroulante est sélectionnée. Pour cela :

1. Dans la fenêtre Validation des données, allez dans l’onglet Message de saisie.

2. Remplissez les champs Titre et Message de saisie. Cliquez sur OK.

Lorsque vous sélectionnerez une cellule avec liste déroulante, un commentaire s’affichera. Pratique pour donner des indications.

Conclusion

Nous avons vu en détail comment créer une liste déroulante avec la validation de données dans Excel. Nous avons d’abord défini ce qu’est une liste déroulante et en quoi elle est utile pour structurer et sécuriser la saisie des données. Ensuite, nous avons appris à en créer une étape par étape, en explorant différentes techniques comme l’utilisation des plages nommées pour améliorer la clarté et la gestion des données. Verrouiller l’écriture dans la liste déroulante et personnaliser les messages d’erreur sont la cerise sur le gâteau qui vient ajouter une touche d’optimisation à l’expérience utilisateur. Avec à ces conseils, vos fichiers seront professionnels et faciles d’utilisation.

Grâce à ces différentes étapes, vous êtes désormais en mesure de créer des listes déroulantes claires, efficaces et adaptées à vos besoins. Que ce soit pour un simple suivi de tâches ou une gestion plus complexe de données, cette fonctionnalité vous fera gagner en précision et en efficacité, tout en sécurisant l’utilisation. Car par expérience, dès que plusieurs personnes ont accès à un fichier en écriture, s’il n’est pas bien structuré et verrouillé, cela peut vite devenir ingérable et rendre votre fichier instable voir inutilisable.

Si vous souhaitez télécharger le fichier d’exemple de liste de tâches pour vous entraîner, cliquez ici ! (il s’agit du même lien et du même fichier qu’au début).

Et vous, utilisez-vous déjà les listes déroulantes dans vos fichiers Excel ? Partagez vos expériences et astuces en commentaire ! 💬

À vos tableurs !