Cela vous est déjà arrivé d’avoir un tableau tellement grand qu’en défilant les lignes et les colonnes, vous ne savez plus à quelle catégorie appartiennent les données affichées ? Cette situation peut vite devenir frustrante, compliquer l’analyse et vous faire perdre un temps précieux à naviguer sans cesse pour retrouver vos repères. Heureusement, Excel propose une solution simple et efficace pour maintenir visibles les informations essentielles à l’écran : la fonction Figer les volets.
Cette fonctionnalité permet de bloquer une ou plusieurs lignes et colonnes afin qu’elles restent visibles en permanence, quelle que soit votre position dans la feuille de calcul. Dans cet article, nous allons voir sur un exemple de tableau de dépenses mensuelles, comment figer les volets sur Excel, comment résoudre les problèmes courants liés à cette fonction et en quoi elle peut améliorer votre productivité.
Qu’est-ce que la fonctionnalité « Figer les volets » dans Excel ?
Définition et utilité
La fonction Figer les volets d’Excel est un outil essentiel pour améliorer la lisibilité des données. Elle permet de maintenir visibles certaines parties de votre tableau pendant que vous faites défiler le reste du contenu. Cela est particulièrement utile pour :
- Garder les en-têtes visibles lors de l’analyse de longues bases de données.
- Comparer des informations situées loin l’une de l’autre dans la feuille.
- Rendre un tableau plus ergonomique et professionnel.
Quand utiliser cette fonction ?
Cette fonctionnalité est indispensable lorsque vous :
- Travaillez avec des bases de données comportant de nombreuses lignes et colonnes.
- Analysez des feuilles de calcul complexes nécessitant un repérage rapide des en-têtes.
Comment figer la première ligne ou la première colonne ?
Il y a la fonction rapide d’Excel qui vous permet de figer uniquement la première ligne ou la première colonne.
Prenons comme exemple un tableau de dépenses mensuelles où nous avons les catégories par colonnes et chaque jour par lignes. Dans mon tableau je n’ai que 30 lignes et 30 colonnes mais le fonctionnement est le même quelque soit leurs nombres.
Comment figer la première ligne
Dans l’onglet Affichage, cliquer sur Figer les volets puis Figer la ligne supérieure
Si vous faites défiler vers le bas, la première ligne reste visible en permanence et vous pouvez voir le nom des catégories même pour les lignes les plus basses. Pratique, non?
Comment figer la première colonne
De la même manière que pour figer la première ligne, dans l’onglet Affichage, cliquer sur Figer les volets puis cette fois sur Figer la première colonne.
Si vous faites défiler le tableau vers la droite, la première colonne reste visible en permanence et vous pouvez voir les jours du mois même pour les catégories les plus éloignées.
Comment figer la première ligne et la première colonne simultanément ?
Nous savons maintenant comment figer la première ligne ou la première colonne et nous avons vu comment il est beaucoup plus simple de naviguer et de se repérer dans le tableau. Mais ce sera encore mieux si nous arrivons à figer la première ligne ET la première colonne. Nous garderons ainsi les entêtes peu importe où nous nous situons dans le tableau. Pour cela :
- Sélectionnez sur la cellule B2
- Dans l’onglet Affichage, cliquer sur Figer les volets puis de nouveau Figer les volets.
Ainsi, la première ligne et la première colonne restent fixes, vous permettant de parcourir librement le reste du tableau sans perdre vos repères de catégories et de jour.
Pourquoi sélectionner la cellule B2 ? La cellule sélectionnée permet de limiter les lignes et colonnes qui seront figées et celles qui ne le seront pas. En sélectionnant B2, les lignes au-dessus (c’est-à-dire la ligne 1) et les colonnes avant (c’est-à-dire la colonne A) seront figées.
Qu’est-ce qui se passe si on sélectionne une autre cellule ? C’est ce que nous allons voir tout de suite.
Comment figer plusieurs lignes et colonnes simultanément ?
Imaginons maintenant que vous souhaitez apporter quelques modifications :
- Donner un titre visible au-dessus du tableau
- Garder la colonne A pour d’éventuels commentaires
- Avoir la somme de toutes les catégories par jour visible en permanence dans la colonne C
Cela donne le tableau suivant.
Mais vous souhaitez tout de même garder certaines colonnes visibles car c’est vraiment pratique. En répétant la manipulation pour figer plusieurs lignes et colonnes mais en sélectionnant la cellule D3, les lignes au-dessus et les colonnes situées avant resteront figées.
Comment libérer les volets figés ?
Maintenant que vous savez rendre un tableau plus lisible en figeant les volets, il arrive parfois qu’on ait besoin de les libérer. Pour cela :
Dans l’onglet Affichage, cliquez sur Figer les volets. La fonction Libérer les volets remplace maintenant Figer les volets, cliquez dessus.
Toutes les lignes et colonnes figées seront alors déverrouillées, et vous pourrez naviguer librement dans votre feuille.
Problèmes courants et solutions
Il arrive que certaines erreurs empêchent l’utilisation correcte de la fonction Figer les volets. Voici comment les résoudre.
Causes possibles :
- Le mode Affichage mise en page est activé. Il vous faudra alors quitter ce mode en cliquant sur le mode d’affichage Normal dans l’onglet Affichage.
- La feuille Excel est protégée. Il vous faudra enlever la protection en faisant clic droit sur l’onglet de la feuille puis Ôter la protection de la feuille.
- Vous êtes en mode modification d’une cellule. Il vous suffit alors de quitter ce mode en cliquant sur une autre cellule ou en appuyant sur le bouton Echap.
Conclusion
La fonction Figer les volets d’Excel est un outil essentiel pour structurer un tableau et améliorer son exploitation. Elle permet de fixer certaines parties du tableau, comme les en-têtes de colonnes et de lignes, afin qu’elles restent visibles même lorsque l’on fait défiler les données. Cela facilite la compréhension des informations et évite de perdre ses repères dans un document volumineux.
Nous avons vu que l’utilisation est très simple et que les applications sont sans limites. Notre exemple s’est limité à un tableau de 30 lignes et 30 colonnes mais il n’est pas rare de devoir manipuler des objets avec des centaines de lignes et de colonnes. Le fonctionnement de cet outil reste le même.
En maîtrisant cette fonctionnalité, vous pourrez optimiser votre productivité et minimiser les erreurs lors de l’analyse des données. Expérimentez ces techniques sur vos propres fichiers pour en constater les bénéfices !
Et vous, connaissiez-vous cet outil ? Avez-vous déjà eu affaire à des tableaux gigantesques où il est facile de se perdre ? Dites-moi tout en commentaires !
À vos tableurs !
