Si vous utilisez Excel au quotidien pour piloter plusieurs projets, tâches et collaborateurs. Vous avez alors besoin d’un outil clair, rapide et visuel pour piloter votre activité. Laissez-moi vous partager un de mes hacks pour gagner en efficacité : les segments Excel.

Ce petit outil change tout. Il transforme vos tableaux traditionnels en véritables interfaces interactives. Finis les filtres cachés en haut de colonnes : ici, tout se passe via des boutons cliquables, intuitifs, et faciles à utiliser.

Pour vous montrer leur puissance, nous allons partir d’un exemple concret que vous connaissez bien : un planning de projet avec suivi des tâches que vous pouvez télécharger en cliquant ici. Prêt à gagner en clarté et en productivité ?

Qu’est-ce qu’un segment Excel ?

Un segment Excel (ou slicer en anglais) est un outil de filtre visuel qui vous permet d’interagir avec vos données par simple clic. Contrairement aux filtres classiques en haut des colonnes, les segments affichent directement les valeurs disponibles sous forme de boutons cliquables. Ce qui rend leur utilisation pratique et intuitive.

Quand utiliser les segments ?

Imaginez-vous piloter un tableau de suivi de projet. Vous pouvez, par exemple, filtrer toutes les tâches en retard assignées à un collaborateur spécifique, ou ne visualiser que les tâches d’un seul projet. C’est immédiat, visuel et intuitif !

Les segments sont particulièrement utiles lorsque vous souhaitez offrir une interface de filtre claire et facile d’utilisation dans vos fichiers Excel, notamment dans les tableaux de bord ou pour des utilisateurs peu expérimentés.

Quelle est la différence avec les filtres classiques ?

Le filtre classique d’Excel s’active en haut d’une colonne, via une petite icône qui vous permet de cocher ou décocher les valeurs que vous souhaitez afficher. Bien que très pratique, ce système demande plusieurs clics et reste moins lisible, surtout pour les personnes peu habituées à manipuler des filtres.

Le segment, lui, apporte une tout autre expérience utilisateur :

• Il est visuel, avec des boutons clairement identifiables.
• Il peut se placer où vous souhaitez dans votre feuille (idéal pour les tableaux de bord).
• Il permet de filtrer plusieurs tableaux en même temps si vous le connectez correctement.

En résumé, les segments sont un complément puissant aux filtres classiques, particulièrement recommandés dès que l’on veut rendre un fichier plus interactif ou plus convivial.

👉 Si vous souhaitez en savoir plus, j’ai un article complet sur les filtres classiques.

Comment insérer un segment dans un tableau ?

Prenons notre exemple de planning de projet. On remarque que les données sont bien dans un tableau structuré, c’est une condition absolument nécessaire. Sinon, il vous sera impossible d’appliquer un segment. Un tableau structuré est un objet spécifique qu’Excel reconnaît comme tableau. Je vous passe les détails de comment en créer un car cela mérite un article à part entière.

1. Cliquez dans n’importe quelle cellule du Tableau structuré et dans l’onglet Insertion, cliquez sur Segment.

2. Une fenêtre apparait. Choisissez autant de champs à filtrer qu’il vous est nécessaire pour piloter votre tableau. Les champs correspondent aux colonnes de votre tableau. Ici, on va choisir les champs Projet, Responsable et Statut. Cliquez sur OK pour valider.

Vous remarquerez que des fenêtres avec les différentes valeurs des champs se sont ouvertes. Vous pouvez les placer ou vous le souhaitez. Il vous suffit maintenant de cliquer sur ces boutons pour filtrer les données que vous souhaitez faire apparaître dans le tableau. Pratique, non ?

Quelques exemples pratiques d’utilisation

Vous voulez faire apparaître les tâches d’Alice ? Pas de soucis, cliquez simplement sur le bouton Alice dans le segment Responsable.

Vous voulez avoir une vision sur l’avancement du site web ? Easy, cliquez sur le bouton Site Web dans le segment Projet.

Vous pouvez aussi faire une sélection multiple du même champ. Par exemple, si vous souhaitez voir la totalité des tâches En cours et À faire, cliquez d’abord sur un bouton (En cours ou À faire), puis maintenez la touche Ctrl et cliquez sur l’autre bouton. Vous avez maintenant à l’écran l’intégralité des actions À faire et En cours.

Vous pouvez aussi utiliser le bouton Sélection multiple qui aura le même effet que la manipulation avec Ctrl.

 Vous pouvez aussi croiser les filtres sur plusieurs champs. Imaginez que vous souhaitez voir les tâches en cours de Bob. Pour cela, rien de plus simple, cliquez sur Bob dans le segment Responsable et sur En cours dans le segment Statut.

Pour réinitialiser un segment, il suffit de cliquer sur l’icône de suppression de filtre dans les segments.

Je pense que vous commencez à comprendre la puissance des segments. Je les utilise systématiquement car cela me permet :

• de filtrer mes données en un seul clic
• d’afficher immédiatement les données filtrées
• de mettre à disposition de personnes non-expert d’Excel, un outil très simple et intuitif de filtre.

Bonnes pratiques pour utiliser les segments Excel

Voici quelques astuces pour rendre vos segments encore plus efficaces dans vos fichiers :

• Nommez vos colonnes : Cela facilitera la sélection des champs lors de l’insertion du segment.

• Utilisez plusieurs segments pour croiser les filtres : Comme nous l’avons vu dans l’exemple précédent avec les tâches en cours de Bob pour avoir une vue par personne et par état d’avancement.

• Positionnez les segments dans un tableau de bord clair : Placez-les en haut ou à gauche du tableau pour une meilleure lisibilité. Personnellement, j’aime bien figer la première ligne pour voir mes entêtes même si je scrolle vers le bas et la première colonne où je place tous mes segments.

• Personnalisez l’apparence des filtres : Dans l’onglet Segment qui apparaît lorsque vous en sélectionnez un, modifiez le style, le nombre de colonnes ou la couleur pour une meilleure ergonomie.

Limites et alternatives aux segments Excel

Comme vous l’avez vu, les segments sont super pratiques mais présentent quelques limitations importantes à connaître pour éviter les mauvaises surprises.

• Cet outil puissant ne fonctionne qu’avec des tableaux structurés ou des TCD. Si vous tentez d’appliquer un segment à un autre élément, cela ne fonctionnera pas.
• Ils peuvent prendre de la place à l’écran s’ils sont trop nombreux. Trop de segments tue le segment. N’utilisez que des segments dont vous avez réellement besoin. Si vous avez trop de filtres, votre tableau est peut être mal construit et peut être optimisé.

Ce qu’il faut retenir

Les segments Excel permettent de filtrer vos données rapidement, visuellement et sans complexité. Grâce à eux, vous transformez vos tableaux en véritables outils de pilotage interactifs, compréhensibles même par les moins aguerris.

A travers cet exemple simple de suivi de projet, nous avons vu ce qu’il est possible de faire pour gagner du temps et de la simplicité de traitement d’informations. Mais c’est clairement un outil qui s’adapte à tout type de situations : gestion de projet, tableau de bord RH, suivi commercial, inventaire logistique… À condition, bien sûr, que vos données soient structurées dans un tableau Excel.

La souplesse et l’efficacité des segments en font un outil incontournable pour tous ceux qui souhaitent gagner en productivité. Que vous soyez entrepreneur, responsable d’équipe ou consultant, vous trouverez toujours un usage pertinent aux segments.

Et vous, comment utilisez-vous les segments dans vos fichiers Excel ? Partagez vos expériences et vos astuces en commentaire, cela aidera toute la communauté !

Et surtout, télécharger le fichier d’exemple de planning de projet pour vous entraîner en cliquant ici !

👉 À vos tableurs et à vos projets !