You are currently viewing Les 20 formules Excel indispensables

Vous pensez que les formules Excel sont hors de portée pour les débutants ? Détrompez-vous. Ce sont des outils puissants qui permettent de transformer des tableaux de chiffres en solutions simples et efficaces. Elles sont la clef pour rendre de nombreuses tâches du quotidien beaucoup plus simple et moins chronophage. Dans cet article, nous allons voir les formules dont je me sers le plus souvent, détailler leurs fonctions et illustrer comment elles peuvent vous aider à mieux organiser vos données tout en simplifiant vos calculs. Prêts ? À vos tableurs !

Cet article participe à l’événement interblogeurs “Se simplifier la vie ?” du blog Fric au feminin. J’apprécie beaucoup ce blog qui donne des méthodes à appliquer comme la loi de Pareto ou encore des résumés de livres comme The one thing.


1. SOMME : Additionnez en un clin d’œil

S’il y a une fonction que vous devez connaître sur Excel, c’est bien la fonction SOMME. Elle permet d’additionner rapidement plusieurs valeurs ou plages de cellules, ce qui en fait une alliée incontournable pour tout utilisateur, débutant ou confirmé.

Pourquoi l’utiliser ? Imaginez que vous gériez un budget familial : en quelques clics, cette fonction additionne vos dépenses mensuelles ou vos revenus pour offrir une vue claire et immédiate sur vos finances.

Exemple concret : Additionnez vos dépenses mensuelles en utilisant =SOMME(B2:B6).

Astuce : vous n’êtes pas obligé d’utiliser cette formule car Excel vous donne des informations dans la barre inférieure lorsque vous sélectionnez des cellules. Mais j’aime l’utiliser dans mes tableaux comme vérification automatique, cela m’évite la manipulation de sélection.


2. NB : Comptez vos données facilement

Avec NB, vous pouvez compter le nombre de cellules contenant des valeurs numériques dans une plage. Cette fonction est particulièrement utile pour analyser rapidement des données quantitatives sans avoir à examiner chaque cellule individuellement.

Pourquoi l’utiliser ? Si vous gérez un inventaire ou suivez des performances scolaires, vous pouvez facilement déterminer combien d’éléments ou de valeurs sont effectivement renseignés dans une colonne ou une plage de cellules.

Exemple concret : Comptez le nombre d’élèves ayant obtenu une note en utilisant =NB(B2:B11). Cette formule exclut automatiquement les cellules vides, ce qui vous permet d’avoir une vue rapide et précise sur les données disponibles.

Astuce : de la même manière que pour la fonction somme, Excel vous donne le nombre de cellule non vide d’une sélection.


3. MOYENNE : Calculez simplement la moyenne

MOYENNE calcule la moyenne d’une série de nombres en divisant leur somme par le nombre total de valeurs, ce qui permet de comprendre facilement une tendance générale ou un résultat moyen.

Pourquoi l’utiliser ? Cette formule est idéale pour analyser des données, comme calculer la moyenne des notes d’un élève, les ventes d’un produit sur une semaine ou encore les températures d’une journée.

Exemple concret : Pour calculer la moyenne des ventes hebdomadaires situées dans les cellules B2 à B8, utilisez =MOYENNE(B2:B8).

Astuce : vous n’êtes toujours pas obligé d’utiliser cette formule non plus, vous commencez à comprendre pourquoi 😉


4. MIN et MAX : Identifiez vos valeurs extrêmes

MIN retourne la plus petite valeur d’une plage, ce qui est utile pour identifier les minimums, comme les plus faibles performances ou les moindres valeurs d’un inventaire.

MAX, en revanche, trouve la plus grande valeur dans une plage, parfait pour repérer des sommets ou les meilleurs résultats.

Pourquoi l’utiliser ? Ces formules sont indispensables pour analyser rapidement les extrêmes d’un ensemble de données, comme les ventes maximales d’un produit ou les scores les plus faibles lors d’une évaluation.

Exemple concret : Identifiez les ventes les plus basses et les plus élevées d’une période avec =MIN(B2:B11) et =MAX(B2:B11). Ces deux fonctions, combinées à MOYENNE, permettent de créer un résumé clair de vos données.


5. SI : Simplifiez vos prises de décision

Avec SI, vous pouvez créer des conditions pour automatiser des actions dans vos tableaux. Cette formule est particulièrement utile pour simplifier vos prises de décision en fonction de critères précis.

Pourquoi l’utiliser ? Cette formule est extrêmement pratique pour automatiser les processus décisionnels basés sur des données dynamiques. Par exemple, elle vous évite de devoir analyser manuellement les informations présentes dans un tableau.

Exemple concret : Imaginez un tableau de gestion des stocks. Vous pouvez afficher « En rupture » si le stock est à 0, « Disponible » si le stock est supérieur à 0, et « Pré-commande » si le stock est inférieur à 5. La formule pour cela serait : =SI(B2=0; « En rupture »; SI(B2<5; « Pré-commande »; « Disponible »)). Cette logique vous permet de suivre l’état des produits dans un inventaire de manière rapide et efficace, tout en évitant les erreurs de suivi manuel.


6. NB.SI : Comptez avec des critères

NB.SI permet de compter les cellules qui répondent à un critère spécifique. Cette fonction est idéale pour effectuer des analyses ciblées dans vos tableaux. Par exemple, vous pouvez l’utiliser pour évaluer la performance de vos ventes, suivre l’état de vos stocks ou analyser des données qualitatives.

Pourquoi l’utiliser ? NB.SI est particulièrement utile pour extraire des informations précises à partir de grandes bases de données. Au lieu de parcourir manuellement votre tableau, vous obtenez rapidement des résultats exacts basés sur vos critères spécifiques.

Exemple concret : Comptez combien de fois « Vendu » apparaît dans une colonne de statut en utilisant =NB.SI(A2:A11; « Vendu »). Vous pouvez adapter ce critère pour rechercher d’autres mots-clés comme « En attente » ou « Livré ». Cela simplifie grandement le suivi d’opérations dans un contexte commercial ou logistique.


7. RECHERCHEV et RECHERCHEH : Trouvez vos données rapidement

Ces fonctions permettent de rechercher des données dans un tableau en fonction de critères spécifiques. Bien qu’un peu plus avancées que les fonctions de base, elles sont particulièrement puissantes pour automatiser des recherches complexes et gagner du temps dans le traitement des informations.

Pourquoi l’utiliser ? Ces fonctions sont très utiles lorsque vous travaillez avec de grands tableaux où les données sont dispersées. Elles vous permettent de retrouver rapidement des informations précises sans avoir à chercher manuellement. Par exemple, si vous gérez un catalogue de produits, vous pouvez rapidement accéder à des informations comme les prix ou les détails d’un produit en fonction de son code unique. Cela simplifie la gestion et améliore l’efficacité.

Exemple : Trouvez le prix d’un produit en fonction de son code : =RECHERCHEV(« Code123 »; A2:D10; 3; FAUX).


8. SI.ERREUR : Gérez les erreurs élégamment

Avec SI.ERREUR, affichez un message personnalisé si une erreur survient dans une formule. Cette fonction est particulièrement pratique pour rendre vos tableaux plus professionnels et esthétiques, car elle permet d’éviter les messages d’erreur disgracieux comme #N/A ou #DIV/0! qui peuvent perturber la lisibilité et donner une impression de dysfonctionnement.

Pourquoi l’utiliser ? Non seulement SI.ERREUR permet de rendre vos tableaux plus propres visuellement, mais elle simplifie également l’interprétation des données. En affichant un message clair et compréhensible, vous aidez les utilisateurs à comprendre directement le contexte de l’erreur sans avoir à la diagnostiquer eux-mêmes.

Exemple : Prenons l’exemple précédent du catalogue de produits. Vous pouvez afficher un texte personnalisé en cas de recherche d’un code non existant. Affichez « Non trouvé » au lieu de #N/A : =SI.ERREUR(RECHERCHEV(A2, B2:D10, 2, FAUX), « Non trouvé »).


9. CONCAT : Combinez vos textes facilement

CONCAT (ou CONCATENER) permet de regrouper du texte de plusieurs cellules en une seule, ce qui est pratique pour résumer des informations ou créer des libellés personnalisés. Cette fonction est particulièrement utile lorsqu’il s’agit de manipuler des bases de données textuelles ou de présenter des données de manière claire et concise.

Pourquoi l’utiliser ? CONCAT est très pratique pour améliorer l’esthétique de vos tableaux en regroupant plusieurs champs en une seule ligne lisible. Par exemple, vous pouvez créer une colonne « Nom complet » en combinant le prénom et le nom des personnes. Cela évite de multiplier les colonnes et améliore la clarté des données.

Exemple : Fusionnez Prénom et Nom en une cellule : =CONCAT(A2,  » « , B2).


10. GAUCHE et DROITE : Extrayez des parties de texte

Avec GAUCHE, extrayez les premiers caractères d’une cellule, tandis que DROITE permet d’extraire les derniers. Ces fonctions sont utiles pour manipuler des textes, notamment lorsque vous travaillez avec des bases de données contenant des informations structurées ou codées.

Pourquoi l’utiliser ? Ces fonctions sont pratiques pour simplifier l’analyse des données textuelles. Par exemple, elles permettent d’extraire des préfixes, des codes ou des parties essentielles d’un texte, tout en évitant d’avoir à effectuer des coupes manuelles dans vos cellules.

Exemple : Récupérez les 2 premiers chiffres d’un code postal pour avoir le code départemental : =GAUCHE(A2; 2).


11. MAINTENANT et AUJOURD’HUI : Générez des dates dynamiques

MAINTENANT affiche la date et l’heure actuelles, tandis que AUJOURD’HUI ne montre que la date. Ces fonctions sont particulièrement pratiques pour suivre des événements en temps réel ou générer des rapports qui restent toujours à jour. Elles vous évitent de devoir mettre à jour manuellement les dates et heures dans vos tableaux.

Pourquoi l’utiliser ? Ces fonctions sont indispensables pour automatiser les processus liés aux dates. Par exemple, elles permettent de comparer des dates actuelles avec des échéances pour déterminer si un projet est en retard, ou de suivre des transactions récentes dans une base de données. Leur utilisation améliore également l’esthétique et la lisibilité de vos rapports en affichant des informations précises et dynamiques.

Exemple : Créez une colonne « Date de rapport » toujours à jour avec la formule : =AUJOURDHUI().


12. TRANSPOSE : Changez l’orientation de vos tableaux

TRANSPOSE permet de transformer des lignes en colonnes (et vice versa), ce qui est très pratique pour réorganiser rapidement vos tableaux sans avoir à copier-coller manuellement les données. Cette fonction est idéale lorsque vous travaillez avec des bases de données volumineuses ou que vous souhaitez adapter l’affichage d’un tableau pour une meilleure lisibilité.

Pourquoi l’utiliser ? Elle permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs liées à des manipulations manuelles. Par exemple, si vous préparez un rapport et que vous souhaitez changer l’orientation des données (passer d’un format horizontal à un format vertical), cette fonction devient indispensable.

Exemple concret : Prenons l’exemple de la liste de nom utilisée pour la fonction CONCAT, en utilisant la fonction =TRANSPOSE(A1:C6), les lignes deviennent des colonnes et vice versa.

13. NOMPROPRE : Formatez vos textes

Avec NOMPROPRE, la première lettre de chaque mot passe en majuscule et les autres en minuscule. Cette fonction est très pratique pour uniformiser les textes dans vos tableaux, en particulier lorsqu’ils contiennent des noms ou des adresses saisies de manière incohérente.

Pourquoi l’utiliser ? NOMPROPRE améliore non seulement l’esthétique de vos données, mais également leur lisibilité, en apportant un formatage cohérent et professionnel. Cela peut être utile pour des listes de clients, des bases de données ou des présentations. En un seul clic, vos données paraissent mieux organisées et plus agréables à lire.


14. TEXTE : Personnalisez vos données

TEXTE permet de formater des nombres ou des dates selon un style précis que vous définissez. Cette fonction est idéale pour personnaliser la présentation de vos données et améliorer leur lisibilité dans vos tableaux Excel. Vous pouvez transformer des dates, des heures ou des valeurs numériques en formats adaptés à vos besoins.

Pourquoi l’utiliser ? TEXTE est particulièrement pratique pour préparer des rapports ou présentations où la clarté et l’esthétique des données sont essentielles. Par exemple, vous pouvez afficher

Exemple : Affichez une date au format « Mercredi 8 Janvier 2025 », ou formater des nombres en monnaie locale pour une meilleure compréhension.

Astuce : vous pouvez aussi utiliser le formatage des cellules pour personnaliser la manière dont est écrit une date. C’est plus pratique lorsqu’on a un grand nombre de cellules à traiter.


15. ARRONDI : Simplifiez vos chiffres

Avec ARRONDI, ajustez les nombres à un certain nombre de décimales. Cette fonction est particulièrement utile pour présenter des données de manière claire et professionnelle, en évitant les longues suites de décimales qui peuvent rendre vos tableaux difficiles à lire.

Pourquoi l’utiliser ? En arrondissant les valeurs, vous pouvez améliorer l’esthétique de vos tableaux tout en préservant la précision nécessaire. Cela est très utile dans les rapports financiers, les présentations ou pour résumer des données de calculs complexes.

Exemple concret : Affichez des prix avec deux décimales pour plus de lisibilité : =ARRONDI(A2; 2). Cette formule est également utile pour uniformiser les résultats d’équations.

Astuce : vous pouvez aussi utiliser le formatage des cellules pour arrondir un prix ou des chiffres. Cela devient encore plus utile lorsqu’il s’agit de manipuler un grand volume de cellules. Vous évitez ainsi les ajustements manuels fastidieux tout en garantissant une présentation uniforme et soignée de vos données.


16. REPT : Répétez un texte facilement

REPT permet de répéter un texte plusieurs fois, ce qui peut être très utile pour créer des visuels dans vos tableaux ou pour simplifier certaines analyses. Cette fonction est particulièrement pratique dans les contextes où vous avez besoin de représenter graphiquement une progression ou de générer des motifs répétitifs pour des mises en page personnalisées.

Pourquoi l’utiliser ? La fonction REPT est idéale pour éviter les manipulations manuelles et gagner du temps lorsque vous avez besoin de créer des éléments répétitifs. En générant automatiquement des barres ou des motifs, vous améliorez à la fois l’esthétique et la compréhension de vos données.

Exemple concret : Créez une barre de progression avec des symboles comme des étoiles en utilisant =REPT(« * », B2). Cette formule répète le symbole en fonction de la valeur contenue dans la cellule B2. Cela peut être utilisé pour visualiser un score ou une progression.


17. SUPPRESPACE : Nettoyez vos textes

SUPPRESPACE supprime les espaces superflus dans une cellule. Cette fonction est particulièrement utile pour nettoyer des données extraites d’une source externe, comme un système CRM ou un fichier exporté, où les données textuelles peuvent contenir des espaces en trop ou être mal formatées.

Pourquoi l’utiliser ? Elle permet d’uniformiser vos données rapidement et efficacement, ce qui est crucial pour garantir la cohérence et la lisibilité de vos tableaux. Cela simplifie aussi les analyses ultérieures, car des données propres sont essentielles pour éviter des erreurs dans les recherches ou les filtres.

Exemple : Nettoyez une liste de noms avec =SUPPRESPACE(A2).


18. EQUIV : Trouvez la position d’un élément

Avec EQUIV, retrouvez la position d’une valeur dans une plage de cellules. Cette fonction est particulièrement pratique pour analyser des bases de données structurées où chaque élément doit être localisé rapidement. Que vous gériez une liste de produits, de clients ou de références, EQUIV vous aide à identifier la position exacte d’un élément dans une plage.

Pourquoi l’utiliser ? Elle permet de gagner un temps précieux en automatisant les recherches, surtout lorsque vous travaillez avec de grandes bases de données. EQUIV est aussi un outil puissant lorsqu’il est combiné avec d’autres formules comme INDEX pour récupérer des informations associées.

Exemple concret : Trouvez la position d’un produit spécifique dans une liste avec =EQUIV(« Produit A »; A2:A10; 0). Cette formule renvoie la position de l’élément dans la plage, facilitant ainsi son utilisation dans des calculs ou analyses ultérieures.


19. INDEX : Récupérez une valeur

INDEX retourne une valeur située à une position précise dans une plage. Cette fonction est particulièrement utile lorsqu’il s’agit de naviguer dans de grandes bases de données et de récupérer des informations associées à une position donnée.

Pourquoi l’utiliser ? INDEX est extrêmement pratique pour extraire des données de manière dynamique, surtout lorsqu’il est combiné avec des formules comme EQUIV pour trouver la position exacte. Cela permet de rendre vos analyses plus précises et vos tableaux plus interactifs.

Exemple concret : Imaginez que vous avez une liste de clients et leurs identifiants. Utilisez =INDEX(A2:A20; 5) pour récupérer le nom du cinquième client dans la liste. Cette formule est particulièrement puissante dans des situations où les données sont régulièrement mises à jour.


20. MOYENNE.SI : Calculez une moyenne conditionnelle

Avec MOYENNE.SI, calculez une moyenne uniquement sur les cellules répondant à un critère spécifique. Cette fonction est particulièrement utile pour analyser des données conditionnelles sans avoir à filtrer manuellement les informations dans un tableau.

Pourquoi l’utiliser ? Elle est idéale pour obtenir des insights précis dans des scénarios complexes, comme calculer la moyenne des ventes au-dessus d’un certain seuil ou évaluer les performances d’un sous-ensemble spécifique de données. En automatisant ce type de calcul, vous gagnez du temps et réduisez les risques d’erreurs.

Exemple concret : Utilisez =MOYENNE.SI(A2:A20; « >100 ») pour calculer la moyenne des ventes supérieures à 100€. Cette formule exclut automatiquement toutes les valeurs inférieures, simplifiant ainsi vos analyses.


Ce qu’il faut retenir

Ces 20 formules Excel, bien que variées, ont toutes un objectif commun : simplifier la gestion et l’analyse de vos données tout en vous permettant d’aller toujours plus loin dans la maîtrise de cet outil puissant. Si les premières fonctions comme SOMME et MOYENNE s’adressent avant tout aux débutants, les trois dernières – INDEX, EQUIV et MOYENNE.SI – conviennent davantage aux utilisateurs avancés cherchant à personnaliser et optimiser leurs analyses.

L’apprentissage constant et l’application régulière de ces formules sont la clé pour se créer des outils sur mesure, adaptés à vos besoins professionnels ou personnels. Alors, que vous soyez au début de votre apprentissage ou déjà un utilisateur confirmé, n’hésitez pas à tester ces formules dans vos propres projets.

Alors, quelle sera la première formule que vous testerez aujourd’hui ? Laissez un commentaire pour partager vos expériences ou poser vos questions ! À vos tableurs !

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Cet article a 4 commentaires

  1. Dieter

    L’article explique clairement et simplement les bases, en progressant à mesure à des fonctions de plus en plus spécifiques, ce qui est très utile pour bien démarrer avec Excel.

  2. JOUVENON

    super ! merci de cette contribution qui permet de gagner beaucoup de temps et d’efficacité !

  3. Diane Revillard

    Merci Rudy pour toutes ces astuces.
    Le trio des formules que je vais tester.
    REPT, pour des analyses de données, c’est une très bonne idée.
    SUPPESPACE, quand on personnalise des messages emails, cela permet d’éviter les espaces superflus.
    Et enfin, MOYENNE.SI, plus rapide que de poser des filtres et réaliser une moyenne.
    Pour compter, le nombre d’occuruences sur une colonne, je la sélectionne, je fais un CTRL +F et je tape le mot, je regarde le nombre de résultats. A voir quelle est la méthode la plus rapide. Diane

  4. Jackie

    Merci pour cet article ultra utile ! Tes explications sur les formules Excel sont un vrai gain de temps pour ceux d’entre nous qui veulent optimiser leur utilisation du logiciel.