Le déménagement à l’étranger peut rapidement devenir une source de stress, surtout lorsque l’on doit gérer de nombreux aspects en même temps. Et je parle en connaissance de cause, J’ai eu l’opportunité d’être expatrié 4 ans à l’île Maurice. Cela impliquait de compter le nombre de cartons, de respecter les formalités douanières, de gérer la logistique, mais aussi de trouver une nouvelle maison et de m’adapter à une culture différente. En plus de tout cela, nous avions un chien et deux chats qu’on a décidé d’amener avec nous et dont les formalités pour leur transport sur une île étaient particulièrement complexes.
Mais revenons à comment je me suis organisé pour les effets personnels. C’est là qu’Excel s’est avéré extrêmement utile. Grâce à ses fonctionnalités de gestion et d’analyse, il m’a permis de me créer un outil sur mesure et entièrement adapté à mes besoins. Cela m’a enlevé une énorme épine du pied. Dans cet article, je vais vous expliquer comment je me suis organisé pour gérer le déménagement de mes effets personnels à l’étranger.
Pourquoi j’ai utilisé Excel pour organiser mon déménagement à l’étranger ?
J’aurais pu me contenter de tout emballer en vrac dans des cartons, mais la douane exigeait un inventaire détaillé pour valider le transport, et le transporteur devait connaître le volume total, le poids des biens ainsi que la valeur avant d’accepter l’expédition. Au lieu de me lancer dans une liste papier, avec tous les risques d’erreurs ou d’égarement que cela implique, j’ai opté pour une solution plus fiable : Excel. Ayant déjà une certaine maîtrise de cet outil, il m’a semblé évident de l’utiliser pour structurer mon déménagement. Bon, j’adore Excel— chaque nouveau projet est une excuse pour jouer avec !
Trier avant de faire l’inventaire
Dans un premier temps, il fallait faire une sélection car nous n’allions pas tout emmener avec nous. C’est ce que j’aime dans les déménagements, ça fait faire un tri dans des affaires qui ne nous servent pas forcément. Dans un premier fichier Excel j’ai fait la liste de ce que nous avions selon les critères suivants :
- Intitulé : Il s’agit du nom et de la description de l’effet personnel
- Niveau d’importance : Classé de 1 à 4, ce critère nous a permis de choisir ce qu’il était important d’avoir avec nous ou non.
- Container / Valise / Colis / À vendre : cela nous donne une première vision de ce que nous allons emmener avec nous et de la manière dont cela sera transporté.
- Catégorie : Cette colonne permet de classer chaque objet selon sa catégorie, par exemple ‘vêtements’, ‘électronique’, ou ‘documents importants’.
- Pièce : Cette colonne précise dans quelle pièce de la nouvelle maison l’objet doit être placé, comme la cuisine, le salon ou une chambre.
Bien qu’on emporte pas mal de choses avec nous, le transport par container dure 3 mois, il fallait aussi faire attention au fait que tout ne serait pas immédiatement disponible dès notre arrivée à Maurice. Ce qui complique un peu la tâche. D’où la colonne Container / Valise / Colis / À vendre.

Ce tableau avec ses filtres intégrés dans les titres m’a permis de lister ce qu’on allait vendre et à quel prix, de trier d’un seul clic comment ces effets allaient être acheminé et le niveau d’importance. Tout cela ajoute de la visibilité dans cette étape du projet.
Créer un inventaire précis avec Excel
Maintenant que nous avons fait un premier tri, il est temps de se concentrer sur la mise en carton. Au fur et à mesure du remplissage, je notais les informations dans mon fichier. Voici comment je l’ai structuré :
- Numéro de carton : Numéro que nous avons annoté sur le carton pour s’y retrouver
- Nom du carton : Nom qui résume ce que contient le carton (par exemple Livres ou Souvenirs)
- Longueur, largeur et hauteur : Il s’agit des dimensions du carton. Cela va nous être utile pour calculer le volume.
- Contenu : Le nom de cette colonne parle d’elle-même
- Complet / incomplet : Cela nous a été utile pour savoir où nous en étions et s’il y avait des cartons à compléter ou non
- Volume (en mètre cube et en pied cube) : Ces colonnes calculent automatiquement le volume en m3 et comme ce n’est pas assez compliqué comme ça, nous avons dû donner l’équivalent en pied cube (unité de volume utilisé à Maurice probablement)
- Poids : je pense que vous devinerez l’utilité de cette colonne
- Valeur : Cette colonne sert à indiquer la valeur estimée du contenu du carton, ce qui est essentiel pour les assurances et les formalités douanières. Par exemple, pour des objets de valeur comme des appareils électroniques ou des souvenirs précieux, il est important de déclarer un montant réaliste afin de prévenir tout litige en cas de dommage ou de perte.

Ce fichier nous a donné une vue d’ensemble claire sur l’état de situation et l’avancement du projet. Avec tout bien organisé dans un seul document, nous pouvions avancer sereinement sans craindre les oublis. Une source de stress en moins !
Utiliser Excel pour calculer les volumes, poids et prix
Avec ce tableau, je pouvais calculer à tout moment le poids, le volume et le prix estimé de nos affaires.
Pour cela rien de plus simple. Je vous épargne les formules de calcul pour trouver le volume (Longueur x Largeur x Hauteur) sans oublier de convertir pour avoir des m3.
La ou l’utilisation d’Excel devient intéressant, c’est pour calculer la somme totale. Une des solutions est de faire apparaître une somme quelque autour de ce tableau part mais j’ai opté pour une autre solution : le tableau croisé dynamique.
Je pense que je ferais un article complet pour parler de cela tellement il y a de choses à dire mais en quelques clics, cela me génère un tableau récapitulatif comprenant mes informations importantes : Le nombre de cartons, le volume (en mètre cube et en pied cube), le poids et la valeur estimée.

On peut voir en un coup d’œil le nombre total des cartons complets, les volumes, poids et valeur de l’ensemble des cartons du déménagement.
Bénéfices d’utilisation d’excel pour le déménagement à l’étranger
En utilisant Excel, cela m’a permis de :
- Partager le fichier facilement : En utilisant une solution cloud comme OneDrive, j’ai partagé mon fichier Excel avec ma femme. Cela nous a permis de travailler ensemble en temps réel, chacun pouvant mettre à jour les informations sans perturber l’autre. Avec ce système, fini les copies en double du même fichier (et les erreurs qui vont avec) !
- Faire une synthèse exploitable : C’était également beaucoup plus simple pour la compagnie de transport. Je leur transmettais la synthèse par email et toutes les informations figuraient au même endroit dans un tableau simple et facile à comprendre.
Cela m’a d’ailleurs évité d’emporter de l’alcool qui aurait été hautement taxé à mon arrivé à Maurice. En effet, en leur transmettant mon document, ils ont pu vérifier s’il y avait des produits taxés ou interdits et m’en ont directement informé.
- Confiance et transparence avec la douane à l’arrivée : Lors du contrôle d’arrivée à la douane de Maurice, j’ai montré ce document qui a mis en évidence que l‘inventaire était bien structuré. Après l’ouverture d’un ou deux cartons, ils ont pu vérifier que ce qui était dans la boite figurait bien sur la liste. Ce qui a immédiatement rassuré les douaniers et accéléré les formalités. En effet, s’ils suspectent un passage de marchandises taxable ou interdit caché dans les effets personnels, ils ont le droit d’ouvrir tous les cartons pour vérifier. Et c’est à nous qu’il incombe de tout ranger ensuite !
Ce qu’il faut retenir
Ce déménagement à l’étranger a été une période riche en défis et en stress, mais Excel m’a permis de résoudre un problème majeur : organiser la mise en carton en gagnant un temps précieux et en évitant les erreurs. En centralisant toutes les informations nécessaires dans un fichier unique, j’ai pu simplifier les formalités douanières, optimiser la logistique et rassurer les parties impliquées.
Ce qu’il y a d’important dans cet article n’est pas comment j’ai construit mon fichier techniquement mais plutôt comment j’ai solutionné le problème et réduit les sources d’erreurs et de stress en me créant un outil parfaitement adapté à mes besoins.
Ce qui rend cette solution encore plus accessible, c’est qu’elle ne nécessite que des connaissances très basiques d’Excel. J’ai utilisé des tableaux croissés dynamiques mais de simples formules auraient largement suffi à obtenir des résultats similaires. Créer ce genre d’outil pour vous simplifier la vie est facilement accessible avec un peu de formation, quel que soit votre niveau.
Et vous, avez-vous un projet ou une situation complexe à gérer ? Pourquoi ne pas essayer Excel pour vous organiser ? Dites-moi tout en commentaire ! Alors, à vos tableurs !
Waouuuu quelle organisation ! Je suis admirative ! 😉 J’imagine le temps et la sérénité que cela a du t’apporter lors de ce déménagement. En plus, c’est un outil à la portée de tous ! Top !
Merci ! Je pense qu’on a évité un contrôle total de tous les cartons. Ce qui arrive relativement souvent la bas. !
Merci pour cet article ! C’est super inspirant de voir comment un outil aussi simple qu’Excel peut transformer une tâche aussi complexe que le déménagement à l’étranger en un processus bien organisé. J’ai adoré l’idée des colonnes pour trier et prioriser les affaires, c’est ingénieux et pratique ! Ça donne vraiment envie de tester cette méthode pour d’autres projets.
C’est une méthodologie applicable à différente situations mais aussi facilement adaptable !
Merci Rudy pour ce retour. De part mon métier, les enquêtes en ligne et l’email marketing, j’utilise tous les jours Excel.
Sur des données anonymisées, je le couple de plus en plus souvent avec ChatGPT, par exemple pour certaines vérifications. Mais dans le cas de données sensibles, Excel reste un must.
En effet, les applications d’Excel sont sans limites, que ce soit pout des tâches perso ou pro !