Vous avez du mal à vous y retrouver dans un tableau ou une liste de données non triées ? Excel propose des outils simples et efficaces pour organiser rapidement vos informations en un clic. Que ce soit pour classer par catégories ou filtrer selon des critères précis, apprendre à utiliser cet outil vous fera gagner du temps et améliorera votre visibilité sur vos données.

Dans cet article, nous verrons plusieurs façons d’utiliser les filtres pour organiser facilement vos données. Nous prendrons un exemple qui, je pense, vous parlera à tous : un tableau de gestion des dépenses personnelles.

La fonction Filtre dans Excel

Qu’est-ce qu’un filtre ?

C’est un outil permettant d’afficher uniquement les données qui répondent à certains critères, tout en masquant temporairement les autres. Ils sont particulièrement utiles pour analyser de grandes bases de données, rechercher des informations précises et faciliter la prise de décision en se concentrant sur les éléments pertinents.

Quelle est la différence avec la fonction tri ?

Le tri permet de réorganiser les données selon un ordre spécifique (alphabétique, numérique, chronologique), tandis que le filtre masque temporairement certaines lignes pour n’afficher que les données répondant à des critères précis. Contrairement au tri, qui modifie l’ordre des données, le filtre ne change pas leur disposition initiale. Ainsi, si vous souhaitez analyser un sous-ensemble de vos données sans en modifier la structure, les filtres sont l’outil idéal.

Si vous souhaitez en savoir plus, il existe un article qui détaille l’utilisation de la fonction tri.

Comment appliquer un filtre simple ?

Utiliser le raccourci

Prenons un exemple de tableau illustrant des dépenses personnelles.

1. Pour activer les filtres, sélectionnez la cellule avec le champ que vous souhaitez filtrer. Par exemple, Si vous souhaitez afficher les dépenses payées par carte bancaire, sélectionnez une cellule qui correspond à un achat par carte.

2. Faites clic droit puis Filtrer et Filtrer par la valeur de la cellule sélectionnée.

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3. Vous avez maintenant à l’écran uniquement les paiements effectués par carte bancaire.

Vous remarquerez que la première ligne de votre tableau comporte une petite case avec une flèche dans chaque cellule. Il s’agit des filtres. En cliquant sur ces flèches, vous pouvez activer ou non, plusieurs filtres qui vous permettent d’afficher uniquement les données nécessaires.

Utiliser les fonctions du ruban

Globalement, vous pouvez avoir accès à toutes les fonctions d’Excel à partir du ruban. C’est aussi le cas pour les filtres. Vous pouvez les retrouver dans l’onglet Accueil ou encore dans l’onglet Données. Mais le moyen le plus facile d’y avoir accès reste le clic droit.

Cet outil est très puissant et pratique pour avoir à l’écran uniquement les données qui nous intéressent. Les autres données sont masquées.

Utiliser le raccourci clavier

Si vous souhaitez créer des filtres encore plus rapidement (ou montrer autour de vous que vous savez utiliser Excel 😉 ), sélectionnez une cellule de votre tableau et faites CTRL + Maj + L, effet garanti !

Comment filtrer plusieurs catégories dans une seule colonne ?

Imaginons maintenant que vous souhaitez afficher uniquement certaines catégories dans votre tableau. Vous pouvez le faire très facilement en sélectionnant celles que vous souhaitez faire apparaître.

1. Cliquez sur le filtre de la colonne Catégorie dans le tableau puis sélectionnez celles que vous souhaitez faire apparaître en laissant les cases associées cochées. Validez en cliquant sur OK. Si vous n’avez pas de filtres dans votre tableau, maintenant vous savez en ajouter un 😉

2. Vous avez uniquement les catégories sélectionnées à l’écran. Pratique, n’est-ce pas ?

Comment filtrer selon plusieurs critères

Vous pouvez aussi cumuler les filtres. Prenons l’exemple suivant : Imaginons que vous souhaitez savoir ce que vous avez payé en alimentaire mais uniquement en espèces. Vous pouvez très bien appliquer un filtre Carte Bancaire dans les moyens de paiement ainsi qu’un autre pour l’Alimentaire dans les catégories. Ce qui vous donne le résultat suivant :

Comment supprimer un filtre ?

Pour supprimer un ou plusieurs filtres, rien de plus simple. Il vous suffit de cliquer sur le bouton Effacer filtre. Vous pouvez y avoir accès à plusieurs endroits :

• En cliquant sur l’entonnoir de filtre activé (dans le tableau), vous avez accès à plusieurs fonctionnalités dont Effacer le filtre. Attention cela n’enlève que le filtre de cette colonne. S’il y a d’autres filtres activés, ils resteront actifs.

• Dans l’onglet Accueil, si vous allez dans le menu Trier et filtrer, vous aurez accès au bouton Effacer le filtre. Idem dans l’onglet Données. Cette fonction enlève tous les filtres présents et rétablis l’affichage de votre tableau d’origine.

Bonnes pratiques et erreurs courantes à éviter

Maintenant que vous savez utiliser les filtres dans Excel pour afficher les données qui vous intéressent, voici quelques bonnes pratiques pour éviter les erreurs courantes.

Lignes masquées : Vérifiez qu’il n’y a pas de lignes masquées après la suppression d’un filtre, car cela peut fausser l’interprétation des données affichées. Pour s’assurer que toutes les lignes sont visibles, utilisez l’option « Effacer le filtre » ou vérifiez la numérotation des lignes sur le côté gauche d’Excel. Si des numéros sont sautés, cela signifie que certaines lignes restent masquées.

Filtre appliqué à tout le tableau : Assurez-vous que toutes les colonnes du tableau sont bien prises en compte en vérifiant qu’aucune colonne essentielle n’est exclue du filtrage. Cela garantit une analyse plus fiable et cohérente de vos données.

Format incompatible : Attention aux erreurs de format qui peuvent fausser l’analyse des données. Par exemple, si des montants sont enregistrés en texte au lieu de nombres, Excel ne pourra pas les traiter correctement lors de l’application des filtres numériques. Pour éviter cela, assurez-vous que les données sont bien formatées en « Nombre » dans l’onglet « Accueil ». De plus, vérifiez que les valeurs ne contiennent pas d’espaces ou de caractères spéciaux qui pourraient perturber le filtrage.

Filtrer selon plusieurs critères : N’hésitez pas à filtrer plusieurs colonnes. Plus vous filtrerez, plus les informations visibles à l’écran seront pertinentes pour vous et votre analyse.

Ce qu’il faut retenir

Vous avez maintenant une meilleure compréhension de l’outil de filtre et de ses nombreuses applications pour organiser efficacement vos données. Bien que nous ayons utilisé un exemple simple, la logique reste applicable aux tableaux contenant des centaines, voire des milliers de lignes.

Une utilisation judicieuse des filtres vous aidera à optimiser votre analyse de données, à gagner du temps et à améliorer votre prise de décision. Testez ces outils sur vos propres fichiers Excel pour développer vos compétences et tirer pleinement parti de cette fonctionnalité essentielle.

Et vous, utilisez-vous déjà les filtres dans Excel ? N’hésitez pas à partagez votre expérience en commentaires !

À vos tableurs !