Lorsque vous travaillez sur un tableau Excel volumineux, retrouver une information précise peut vite devenir un casse-tête. Heureusement, il existe une solution simple et rapide : les commandes Ctrl + F et Ctrl + H. Ces outils permettent de rechercher et de remplacer facilement des valeurs ou du texte dans votre feuille de calcul. Dans cet article, nous allons voir comment les utiliser sur un exemple concret afin de gagner du temps dans des tâches chronophages.

Pourquoi utiliser Ctrl + F sur Excel ?

La fonction Rechercher d’Excel est très pratique pour :

• Gagner du temps en retrouvant instantanément une donnée spécifique.
• Éviter les erreurs liées à une recherche manuelle dans un tableau.
• Travailler efficacement, notamment sur de grandes bases de données.

Plutôt que de faire défiler des centaines de lignes, quelques touches suffisent pour accéder directement à l’information recherchée.

Comment utiliser Ctrl + F pour rechercher une donnée ?

L’utilisation de Ctrl + F est simple et rapide, voici un exemple d’utilisation sur un exemple de base de données de vente. Imaginez que vous recherchez la facture correspondant au numéro 7441. Je vois que le fichier n’est pas organisé au niveau des numéros de facture et qu’il comporte près de 2000 lignes.

Plusieurs options s’offrent à vous : Soit vous passez toute la soirée à rechercher le bon numéro de facture et tant pis pour l’épisode de votre série que vous aviez prévu de regarder, soit vous utilisez des outils déjà intégrés à Excel et super efficaces.

Bien entendu, vous choisirez la solution qui vous permet de regarder un épisode de votre série 😉

1. Ouvrez la boite de recherche en appuyant simultanément sur Ctrl et F

2. Une boite de dialogue s’ouvre, tapez directement dans la barre de recherche le numéro de facture recherché et le logiciel va passer en revue toutes les cellules de votre feuille. Appuyez sur Entrée et Excel mettra en surbrillance et à l’écran la cellule concernée. En appuyant de nouveau sur entrée, Excel va balayer toutes les cellules qui correspondent à votre recherche.

Vous pouvez aussi cliquer sur Rechercher tout et le tableur vous donnera la liste de recherche et vous n’aurez plus qu’à cliquer sur chaque ligne pour afficher la cellule correspondante.

Si on regarde de plus près les résultats, on remarque que la ligne que nous recherchions est la 1717. Vous en auriez passé du temps à la rechercher manuellement et pas sûr que vous ne seriez pas passé à côté vu la répétitivité de la tâche. Le résultat « 7441,5 » correspond à un prix qui contient la requête recherchée. Il est possible de rechercher uniquement ce qui est tapé dans le champ recherché, nous verrons cela dans un les options avancées plus tard.

Avec un peu de recul, on peut se dire qu’on aurait pu utiliser un tri ou un filtre. C’est vrai ! De manière générale, il n’existe pas qu’une seule et unique façon d’obtenir le résultat souhaité. À vous de choisir la méthode qui vous convient le mieux.

Si vous n’êtes pas du tout familier avec les filtres et les tris sur Excel, je vous invite à lire ces articles qui détaillent comment utiliser les outils de tris et de filtres efficacement.

Pourquoi utiliser Ctrl + H et quelle différence avec Ctrl + F ?

La fonction Rechercher et Remplacer avec Ctrl + H est particulièrement utile lorsque vous devez modifier plusieurs occurrences d’une même donnée en une seule opération. Contrairement à Ctrl + F, qui se limite à la recherche d’une information, Ctrl + H permet en plus de la modifier rapidement.

Différences principales :

• Ctrl + F : Recherche une valeur spécifique dans la feuille ou le classeur.
• Ctrl + H : Recherche et remplace automatiquement les valeurs trouvées par une autre.

Cette distinction est cruciale lorsque vous travaillez sur de grandes bases de données et souhaitez gagner un temps considérable dans la mise à jour de vos informations.

Comment utiliser Ctrl + H pour remplacer une donnée ?

En plus de rechercher une donnée, Excel permet également de remplacer automatiquement un texte ou une valeur grâce à Ctrl + H. Vous pouvez également basculer des fonctions rechercher à remplacer dans la boite de dialogue en cliquant sur les onglets.

Imaginons maintenant que vous souhaitez faire une analyse sur les clients mais que vous vous êtes rendu compte que le client 20 et le client 15 étaient en fait la même personne. Vous devez alors changer tous les client 20 en client 15 (ou vice-versa). Encore une fois, vous avez le choix. Soit vous passez une autre soirée à changer les données manuellement et du coup vous ne verrez pas la suite de votre série préférée, soit vous utilisez des outils déjà existant et super pratique.

1. Pour cela, faites Ctrl + H, la boite de remplacement s’ouvre alors.

2. Dans le champ Rechercher, tapez Client_15 et dans le champ Remplacer par, tapez Client_20, cliquez sur Remplacer tout.

3. Excel fait les remplacements automatiquement et vous donne des informations sur le nombre de cellules modifiées. C’est aussi simple que ça !

Ce qu’il faut retenir

Comme vous avez pu le voir dans cet exemple relativement simple, les raccourcis Ctrl + F et Ctrl + H sont des outils très puissants et indispensables pour rechercher et remplacer rapidement des données sur Excel. Ctrl + F vous permet de localiser une donnée spécifique sans la modifier, tandis que Ctrl + H va plus loin en automatisant le remplacement des valeurs trouvées. Nous avons pris pour exemple un tableau avec un peu moins de 2000 lignes, ce qui est déjà conséquent, mais il n’est pas rare de devoir travailler sur des tableaux avec plusieurs milliers de lignes. Je vous laisse imaginer le gain de temps dans ces situations ! Que ce soit pour retrouver une facture ou mettre à jour une liste de clients, ces fonctions vous permettent de travailler plus efficacement et d’éviter des modifications manuelles fastidieuses.

👉 Et vous, connaissiez-vous la puissance de l’outil recherche et remplace ? N’hésitez pas à me le dire en commentaires !

À vos tableurs !