J’ai eu une demande d’un fichier Excel dans mon entourage. Celui-ci doit aider à gérer des inscriptions à un cours de Fly yoga® avec un nombre de places limité à chaque cours. Le fichier doit être simple à réaliser car il ne s’agit pas d’une solution définitive mais plutôt d’une alternative à court terme qui permettrait de gagner du temps et de la charge mentale. Heureusement, il existe des fonctions simples dans Excel qui permettent d’automatiser cette tâche comme la fonction =RECHERCHEV(). Dans cet article, nous allons voir comment utiliser cette fonction pour remplir automatiquement une liste de participants à un cours à partir d’une base de données.

Dans cet article, nous allons voir comment créer une recherche verticale en utilisant un exemple de fichier d’inscription que vous pouvez télécharger en cliquant ici.

Qu’est-ce que =RECHERCHEV() ?

La fonction =RECHERCHEV() (ou Recherche Verticale) est une des fonctions les plus utilisées sur Excel. Elle permet de rechercher une valeur dans la première colonne d’un tableau et de renvoyer une valeur située dans une autre colonne du même tableau. La formule suit la syntaxe suivante :

=RECHERCHEV(valeur_cherchée; table_matrice; no_index_colonne; valeur_proche)

• valeur_cherchée : la valeur à rechercher (ex. un nom de participant).
• table_matrice : la plage de données qui contient les informations.
• no_index_colonne : l’index de la colonne dont on veut récupérer la valeur.
• valeur_proche : optionnel, permet de rechercher une correspondance exacte (FAUX) ou approximative (VRAI).

ATTENTION : il faut que la valeur_cherchée soit dans la première colonne de la table_matrice

Ça ne vous parle toujours pas ? Ne vous inquiétez pas, nous allons voir son application avec un exemple concret.

Pourquoi utiliser =RECHERCHEV() ?

C’est une fonction essentielle pour automatiser la gestion de données. Elle est particulièrement utile lorsque vous devez retrouver rapidement une information dans une base de données structurée. Plutôt que de parcourir manuellement une longue liste, cette fonction permet de récupérer instantanément des détails liés à une entrée spécifique, comme un numéro de téléphone, une adresse email par exemple. Voici quelques avantages :

• Gain de temps : évite la saisie manuelle des informations car la fonction va rechercher les données.
• Réduction des erreurs : les informations sont extraites automatiquement sans risque de faute de frappe.
• Mise à jour en temps réel : toute modification dans la base de données est immédiatement répercutée sur l’utilisation de la formule.

Utiliser =RECHERCHEV() pour afficher les informations

La construction du fichier

Avant de rentrer dans le vif du sujet, je dois vous expliquer comment j’ai construit mon fichier. Dans l’onglet BDD vous trouverez les données des personnes qui sont intéressées par la pratique du Fly yoga® ou qui ont déjà participées à un ou plusieurs cours.

Dans l’onglet CALENDRIER, il y a un tableau qui correspond à un créneau horaire avec les informations souhaitées par la professeure de Fly yoga®. Il suffit de dupliquer ce modèle et de le copier à la suite à chaque fois qu’on souhaite gérer des inscriptions à un nouveau cours.

Dans la colonne Nom, j’ai inséré une liste déroulante qui me permet de choisir une participante parmi la base de données.

Si vous souhaitez savoir comment j’ai créé la liste déroulante, j’ai fait un autre article qui détaille pas à pas cette fonction.

👉 Lien vers l’article Comment créer une liste déroulante ?

Rechercher les informations en utilisant la fonction =RECHERCHEV()

Pour cela, rien de plus simple, il suffit de sélectionner le nom de la personne depuis la liste déroulante et ses informations s’afficheront automatiquement, c’est aussi simple que ça !

Comment est structurée la fonction dans cet exemple ?

Regardons de plus près la formule saisie dans la cellule C5.

Si vous vous souvenez de la structure classique de la formule, chaque élément a un rôle précis :

• B5 contient la valeur à rechercher, ici « Pauline »
• BDD[#Tout] fait référence à l’intégralité du tableau nommé BDD, situé dans l’onglet du même nom
• 2 est la 2ème colonne du tableau BDD où on veut récupérer la valeur

En d’autres termes, Excel va chercher la valeur « Pauline » dans la première colonne du tableau BDD. Dès qu’il la trouve, il retourne la valeur correspondante dans la deuxième colonne — ici, un numéro de téléphone : « 07 00 66 88 33 ».

Pour récupérer l’adresse email, il suffit de changer l’index de colonne en 3, et le principe reste exactement le même.

Une fois que vous avez compris cette logique, vous pouvez appliquer cette formule à un grand nombre de cas de figure, même avec des tableaux comportant des dizaines ou centaines de colonnes.

Gérer les erreurs et optimiser l’affichage

Mais que se passe-t-il si vous tapez un nom qui n’existe pas dans la liste ?

Les formules dans les colonnes C et D nous retourneront alors une erreur #N/A, ce qui veut dire Non Available (Non Applicable en français). Ce n’est ni très joli, ni très lisible.

Pour éviter cela, on utilise la fonction =SI.NON.DISP(), qui permet de gérer l’erreur en affichant une valeur personnalisée à la place. Personnellement, j’aime bien remplacer par «  », ce qui signifie, remplace par une valeur vide. Cela donnerait dans notre cas :

C’est mieux, non ? Dans notre exemple, cette astuce a été appliquée aux 7 lignes du tableau d’inscription, ce qui permet de ne pas avoir à recopier manuellement la formule à chaque ajout de nom.

Ce qu’il faut retenir

On a exploré les bases de la fonction =RECHERCHEV() et vu pourquoi elle est si utile dans une logique de productivité, comment la mettre en œuvre, et comment l’optimiser avec d’autres fonctions comme par exemple =SI.NON.DISP() pour avoir des tableaux propres et pros.

Avec cet outil en main, Excel devient un véritable levier pour automatiser vos tâches sans investir dans des solutions complexes. Dans le cas du Fly Yoga®, on a vu comment renseigner automatiquement les infos d’une participante à partir d’une liste déroulante. Mais imaginez un instant : ce même système peut servir à gérer un fichier client, un suivi de devis ou encore un annuaire d’équipe, sans aucune compétence technique avancée.

Maintenant, c’est à vous de jouer : dites-moi en commentaire dans quel cas concret vous comptez appliquer cette fonction.

Et surtout, télécharger le fichier d’exemple de planning pour vous entraîner en cliquant ici ! (il s’agit du même lien et du même fichier qu’au début).

À vos tableurs et à vos projets !