You are currently viewing Découverte d’Excel : Prise en main du logiciel

Apprendre à utiliser Excel peut sembler intimidant au début, mais avec les bonnes instructions et un peu de pratique, il devient un outil puissant qui peut transformer la façon dont vous travaillez avec des données. Dans cet article, je vais vous guider pas à pas pour que vous puissiez prendre en main Excel.

Qu’est-ce qu’Excel ?

Excel est un logiciel développé par Microsoft, principalement utilisé pour la gestion et l’analyse de données. Il fait partie de la suite bureautique Microsoft Office et permet de créer des tableurs pour effectuer des calculs, organiser des informations, créer des graphiques et bien plus encore.
Ce qui rend Excel si populaire, c’est sa polyvalence et son interface intuitive, permettant de l’utiliser pour des tâches simples comme le suivi de dépenses, ou des tâches plus complexes comme l’analyse de données massives et la gestion de bases de données.

Contrairement à d’autres types de logiciels de traitement de texte ou de présentation, Excel organise les informations dans des cellules disposées en colonnes et lignes, ce qui facilite l’organisation et l’analyse des données.

Pourquoi l’utiliser ? : Excel permet de gérer efficacement de grandes quantités de données, de les analyser, et de générer des rapports visuels sous forme de graphiques.

Si vous voulez plus d’infos concernant les bénéfices de se former à Excel, il y a un article entier consacré à ce sujet !

Présentation de l’interface : ruban, cellules, colonnes et lignes

Lorsque vous ouvrez Excel pour la première fois, vous serez accueilli par une interface composée de plusieurs éléments principaux. Prenons un moment pour explorer chacun d’entre eux :

Le ruban : Situé en haut de l’écran, le ruban contient tous les outils nécessaires pour travailler avec vos données (polices, couleurs, graphiques, fonctions, etc.). Les onglets du ruban (Accueil, Insertion, Mise en page, Données, etc.) regroupent des outils spécifiques selon leur fonction. Par exemple, l’onglet « Accueil » contient des outils pour formater du texte et des cellules, tandis que l’onglet « Insertion » est utilisé pour ajouter des graphiques ou des tableaux.

Ruban

Les cellules : Excel est principalement organisé en cellules, qui sont les unités de base où vous entrez vos données. Chaque cellule est identifiée par une référence, comme A1, B2, etc., où la lettre représente la colonne et le chiffre la ligne. Les cellules peuvent contenir des données sous forme de texte, de nombres, de dates, ou de formules.

Les lignes et colonnes : Les données sont organisées en colonnes (identifiées par des lettres) et en lignes (identifiées par des numéros). Chaque cellule fait partie de l’intersection d’une colonne et d’une ligne, ce qui facilite la gestion et l’organisation des informations.

Cellule, ligne et colonne

La barre d’état : En bas de l’écran, elle fournit des informations sur l’état du document (ex : quel mode est activé) et permet un accès rapide à des fonctions comme la navigation entre les feuilles de calcul.

Barre d’état

La barre de formule : Elle se trouve au-dessus de la grille de travail et permet d’afficher ou de modifier le contenu de la cellule sélectionnée, y compris les formules.

Barre de formule

Premières manipulations : création d’un nouveau fichier et sauvegarde

Maintenant que vous êtes familiarisé avec l’interface, il est temps de créer votre premier fichier Excel. Voici les premières étapes :

Créer un nouveau fichier :

  1. Ouvrez Excel et cliquez sur « Nouveau » ou « Fichier » puis « Nouveau ». Vous pouvez choisir entre une feuille de calcul vierge ou des modèles prédéfinis.
  2. Une fois que vous avez créé un nouveau fichier, vous pouvez commencer à entrer vos données dans les cellules.

Sauvegarder votre fichier :

  1. Après avoir saisi quelques données, il est crucial de sauvegarder votre travail. Cliquez sur « Fichier » dans le ruban puis « Enregistrer sous » pour choisir l’emplacement de votre fichier.
  2. Nommez votre fichier et choisissez le format de sauvegarde, généralement .xlsx (format par défaut d’Excel).
  3. Vous pouvez aussi enregistrer votre fichier dans le cloud via OneDrive pour y accéder depuis n’importe quel appareil.

Petite anecdote pour vous dire combien de fois j’ai perdu des heures et des heures de travail sur Excel jusque parque je ne sauvegardais pas régulièrement. Un PC qui redémarre ou qui plante … et hop, on est reparti pour refaire le faire boulot. Depuis, j’active la sauvegarde automatique et j’enregistre tous dans mon OneDrive, vous ne pouvez pas savoir combien de fois cela m’a sauvé la vie !

Naviguer dans les feuilles de calcul :
Excel permet de travailler avec plusieurs feuilles de calcul dans un même fichier. Chaque feuille est visible en bas de l’écran sous forme d’onglets. Vous pouvez ajouter, supprimer, renommer ou déplacer des feuilles en fonction de vos besoins.

Fermer un fichier : Pour fermer un fichier, cliquez simplement sur la croix dans le coin supérieur droit de la fenêtre ou allez dans « Fichier » puis « Fermer ». N’oubliez pas de sauvegarder vos changements avant de fermer pour ne pas perdre vos données.

Ce qu’il faut retenir

Vous l’aurez compris, Apprendre à maitriser Excel est un véritable investissement pour vous permettre de gagner du temps dans vos tâches et suivi personnels et professionnels. En découvrant l’interface de manière simple et progressive, comme nous l’avons fait dans cet article, vous posez les bases pour utiliser cet outil puissant au quotidien.

Et vous, où en êtes-vous dans votre apprentissage d’Excel ? N’hésitez pas à partager en commentaire, car chaque expérience peut être une source d’apprentissage pour tous. À vos claviers, et surtout, à vos tableurs !!

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Cet article a 6 commentaires

  1. Sylvie

    Merci pour cet article, je vais continuer ma lecture vers ceux destinés aux débutants car je n’ai jamais compris de moi-même comment fonctionnait ce logiciel, même pour des applications basiques…

  2. Hicham

    Merci pour cet article clair et bien structuré ! Les explications sont accessibles et parfaites pour les débutants.

  3. Katell

    Super guide sur la prise en main d’Excel ! Merci 🙂 La sauvegarde automatique… je valide !!

    1. Rudy VALENTIN

      Merci pour ton commentaire ! La sauvegarde automatique m’a sauvé un nombre de fois incalculable.

  4. Patricia

    Les fonctionnalités de base sont très bien décrites et parfaitement adaptées pour des débutants. Et je confirme, il est essentiel de sauvegarder régulièrement son travail si on ne veut pas tout perdre en cas de coupure inopinée de courant ou de batterie à plat ! C’est du vécu 😉

    1. Rudy VALENTIN

      Je vois que la sauvegarde automatique à déjà fait gagner du temps à beaucoup de monde 🙂