Vous avez l’habitude de jongler avec de nombreux fichiers Excel : clients, ventes, budget, tâches, projets… Et bien souvent, ces tableaux deviennent si denses qu’il devient difficile de repérer rapidement les informations importantes ou d’avoir une vue d’ensemble.
Les lignes et les colonnes se ressemblent toutes et vous passez un temps fou à mettre de la couleur pour différencier vos catégories, cellule après cellule, pour arriver à avoir une vue d’ensemble claire et instantanée. Le résultat est là, mais la mise en œuvre est longue.
Heureusement, Excel offre une fonctionnalité puissante et visuelle : la mise en forme conditionnelle avec des couleurs. Elle permet de mettre en évidence vos catégories clé en affectant une couleur différente à chaque valeur d’un champ. Et tout cela, de façon automatique.
Dans cet article, nous allons voir comment et pourquoi utiliser la mise en forme conditionnelle pour affecter une couleur à une catégorie à travers 3 situations que vous pouvez télécharger en cliquant ici. Prêt à gagner en clarté et en productivité ?
Qu’est-ce que la mise en forme conditionnelle dans Excel ?
la mise en forme conditionnelle générale
La mise en forme conditionnelle générale est une fonction d’Excel qui permet un grand nombre d’automatisation comme par exemple :
- mettre en avant les 10 valeurs les plus élevées
- faire un classement de valeurs par couleur du plus faible au plus fort.
- faire apparaître des icônes en fonction d’un classement.
Bref, les applications sont aussi nombreuses qu’il existe de situations.
Dans cet article, nous allons nous intéresser à un cas particulier, la mise en couleur conditionnelle par catégories.
La mise en couleur conditionnelle
Elle permet de changer automatiquement la couleur d’une cellule en fonction de critères que vous définissez. Par exemple :
- Rouge si le chiffre est négatif
- Vert si le statut est “Converti”
- Jaune si la priorité est “Moyenne”
L’avantage : plus besoin de surligner à la main, tout se met à jour automatiquement, même si les données changent.
Comment utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en couleur ?
Mise en couleur d’un tableau de suivi de projet
Prenons un exemple de gestion de projet très simple, je suis sûr que ce genre de fichier vous parlera. Nous avons 4 colonnes pour les tâches, les responsables des actions, les délais et les priorités. Les colonnes Tâches et Priorité vont plus nous intéresser que tout le reste. Vous remarquerez que j’ai mis les différents choix de priorités ainsi que le code couleur associé à droite. Il s’agit des modèles de texte que nous allons utiliser pour les mises en forme. C’est ma façon de faire pour que mon fichier soit plus compréhensible mais vous être libre de procéder comme vous l’entendez.
Pour créer l’automatisation de mise en couleur :
1. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez mettre en forme conditionnelle.
Astuce : Dans cet exemple je prends en compte uniquement les lignes du tableau mais si vous êtes amenés à ajouter des lignes par la suite, anticiper et sélectionnez plus de cellules, même si elles sont vides pour le moment.
2. Dans l’onglet Accueil, cliquez sur Mise en forme conditionnelle puis sur Règles de mise en surbrillance des cellules, sélectionnez Egal à …
3. Une fenêtre s’ouvre alors. Sélectionnez le modèle de priorité Faible (c’est-à-dire la cellule H2) puis la mise en forme souhaitée : Remplissage vert avec texte vert foncé. Vous pouvez déjà voir que toutes les cellules contenant le mot Faible de la colonne Priorité sont en vert.
4. Cliquez sur OK pour valider.
Faites la même manipulation avec les priorités Moyenne et Elevée.
Résultat : vous gérez vos urgences en un clin d’œil, sans avoir besoin de trier ou filtrer à chaque fois.
Mise en couleur personnalisée d’un tableau de budget d’entreprise
Pour vous montrer l’étendue de cet outil, voici un tableau de budget d’entreprise. Ce serait intéressant de voir d’un coup d’œil le type de dépenses dont il s’agit : Variable, Fixe ou Investissement.
Je vous passe le détail de comment faire une mise en couleur conditionnelle car maintenant vous savez faire 😉 Voici le résultat !
Vous remarquerez que les couleurs et la mise en forme des cellules est différente d’avant et ne correspond à aucun choix dans les options de base. En réalité, vous pouvez personnaliser les mises en forme. Pour cela :
1. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez mettre en forme.
2. Contrairement à l’exemple précédent, au lieu de choisir l’option Egal à …, choisissez Autres règles … ou Nouvelle règle …
3. Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Choisissez alors Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent. Choisissez les champs Valeur de la cellule et Egale à. Sélectionnez également la cellule de condition puis cliquez sur Format.
4. Personnalisez la mise en forme comme vous le souhaitez (encadré, en italique, en gras, la couleur de fond, la couleur de police, …). Dans mon exemple, j’ai uniquement appliqué une couleur de fond. Cliquez sur OK pour valider.
Résultat : d’un simple coup d’œil, vous identifiez la répartition de vos dépenses par type, ce qui vous aide à mieux piloter votre budget et prendre des décisions plus éclairées pour la gestion financière de votre entreprise.
Mise en couleur de toutes les lignes d’un tableau de prospection de clients
Prenons maintenant un fichier de suivi de prospection client. Le but est le même : Faire ressortir les catégories. Par contre, ce serait nettement plus intéressant d’avoir toutes les lignes du tableau qui se mettent à jour par rapport à la dernière colonne segment.
Imaginons que nous avons déjà la mise en couleur sur la dernière colonne. Il suffit alors de modifier la mise en forme. Pour cela :
1. Sélectionnez toutes les données du tableau sans les titres des colonnes. Toujours dans l’onglet Accueil et dans Mise en forme conditionnelle, cliquez sur Gérer les règles.
2. Le Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle s’ouvre et vous pouvez voir toutes les règles.
3. Changez les zones d’application pour sélectionner tout le tableau car nous voulons appliquer les mises en couleur à toutes les lignes.
4. Sélectionnez la première ligne puis cliquez sur Modifier la règle. Sélectionnez ensuite la règle Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué. Appliquez ensuite la formule suivante : =$D2=$G$2. Cliquez sur OK et le tour est joué !
Que fait cette formule ? Pour chaque ligne, Elle vient comparer ce qu’il y a en cellule D de la ligne en question et si cette valeur est égale à celle en cellule G2, alors la mise en couleur est effectuée.
5. Faites la même manipulation pour les autres mises en couleur en sélectionnant tout le tableau et en appliquant les formules suivantes :
- =$D2=$G$3 pour la mise en couleur de la valeur Fidèle
- =$D2=$G$4 pour la mise en couleur de la valeur Nouveau
- =$D2=$G$5 pour la mise en couleur de la valeur VIP
Désormais, l’ensemble des lignes s’adapte automatiquement au code couleur défini, ce qui améliore grandement la lecture et permet une analyse rapide et intuitive du tableau.
Conclusion
Comme vous avez pu le voir tout au long de cet article : la mise en forme conditionnelle couleur est bien plus qu’une astuce visuelle, c’est un levier stratégique pour structurer vos données, faciliter vos analyses et gagner un temps précieux. Et ce n’est qu’une petite partie de ce peut faire la mise en forme générale !
A travers trois cas concrets (un suivi de projet, une gestion budgétaire, et une prospection commerciale), nous avons vu la différence de lecture entre avant et après. Vous savez maintenant mettre en place des codes couleurs pertinents pour mieux piloter vos activités.
L’avantage ? Cette méthode est 100 % adaptable à vos autres fichiers Excel : RH, logistique, CRM, inventaire, etc. Il suffit d’identifier vos catégories clés, de définir vos règles de couleur, et Excel fait le reste.
Et vous, avez-vous déjà testé cette technique dans vos fichiers ? Quelles autres utilisations imaginez-vous ? Partagez votre expérience ou posez vos questions dans les commentaires.
Et surtout, télécharger les fichiers d’exemple pour vous entraîner en cliquant ici !
À vos tableurs et à vos projets !
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Ton article explique avec clarté et simplicité comment utiliser cette fonctionnalité pour attribuer des couleurs aux différentes catégories, rendant ainsi les tableaux beaucoup plus lisibles. J’ai particulièrement apprécié les étapes détaillées et les captures d’écran qui rendent le tout très accessible, même pour les moins expérimentés. Merci pour ce partage précieux qui va certainement améliorer ma productivité sur Excel !
Merci Rudy pour la clarté de tes explications, j’utilise excel mais pas les fonctionnalités que tu décris. Je vais appliquer la mise en forme conditionnelle pour mes prochains tableaux (au lieu de tout surligner un par un).
Merci pour ton retour. Et tu verras que tu va gagner un temps fou !
Merci Rudy pour tous ces exemples, j’ai testé avec un tableau de prospection et différents états et tout fonctionne, c’est une superbe astuce.
Ton explication sur l’utilisation des couleurs pour distinguer les catégories dans Excel est très pertinente. Cela simplifie grandement l’analyse des données. Je vais recommander cette technique à mes lecteurs qui cherchent à rendre leurs tableaux plus intuitifs.
Mercy Rudy pour cette fonctionnalité dont j’avais entendu parler mais jamais pris le temps de mettre en oeuvre. Je vais mettre en pratique dès demain et venir régulièrement découvrir tes bonnes pratiques. Super intéressant encore merci.
Intéressant !! Je vais appliqué cette technique assez vite, j’en avais besoin pour gérer une liste de données à mon travail. Merci !!